华中科技大学合同管理规定

-2023年3月30日中国共产党华中科技大学第四届

常务委员会第一百八十二次会议审议通过-

 

第一章 总则

第一条 为进一步推进依法治校，规范合同管理，防范法律风险，维护学校合法权益，根据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国劳动合同法》《教育部直属高校经济活动内部控制指南（试行）》等法律法规和政策文件精神，结合学校实际，制定本规定。

第二条 本规定适用于学校及其下属单位的各类合同管理。

第三条 本规定所指的合同是指学校作为独立法人，与其他平等主体（自然人、法人和其他组织）之间订立的有关设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

实质约定了交付财物、支付金钱、转移权利、提供劳务(服务) 、提交成果、接收与派遣师生等民事权利义务内容的意向书、备忘录，按照本规定管理。

第四条 合同订立应遵守国家法律、法规，遵循平等、自愿、公平、诚信原则；合同管理应遵循防范风险与责权利统一、集中管理与授权管理相结合的原则。

第五条 学校合同管理的主要任务是健全合同管理制度，加强合同规范化管理和内部控制与监督，维护学校合法权益，保障学校涉合同事务依规依纪依法进行。

第二章 管理机构及职责

第六条 学校统一领导合同管理工作。相关单位按照职责分工，分别履行合同主管、合同授权管理、合同承办及监督监管等职责。相关职能部门在各自职责范围内对合同签订、履行、管理等工作情况进行监督。

第七条 政策法规办公室（以下简称法规办）为学校合同主管部门，依据授权对学校合同事务进行统筹管理，主要职责为：

（一）组织起草并实施合同管理校级制度；

（二）组织协调合同管理相关工作；

（三）审查学校格式合同文本，受理有关合同备案；

（四）监督各授权管理单位履行合同管理职责；

（五）协助应对学校涉及合同诉讼、仲裁等法律事务；

（六）统计学校合同管理信息，管理合同信息化平台；

（七）负责学校交办的其他与合同管理相关的工作。

第八条 合同授权管理单位为合同业务归口管理单位，主要职责为：

（一）根据本规定制定相关归口管理合同的管理细则并组织实施；

（二）负责相关格式合同文本的起草及归口合同的日常管理；

（三）根据实际需要参与授权范围内合同的谈判、起草；

（四）负责授权范围内合同的审批、归档以及监管；

（五）根据学校授权，管理使用相关合同专用章；

（六）协助合同承办单位处理相关合同争议并及时通报法规办；

（七）按季度向法规办报送本部门归口管理合同信息，按年度报送合同管理工作报告；

（八）管理相关合同信息化平台；

（九）负责学校交办的其他相关工作。

授权管理单位主要负责人对上述职责承担主要责任。

第九条 合同承办单位是指有签署合同需求并实际承担合同履行业务的二级单位，主要职责为：

(一)制定本单位合同管理工作细则并组织实施;

(二)对拟签订合同的缔约目的、项目可行性及合法合规性进行调研;

(三)核查合同相对方的主体资格、营业范围、履约能力、信誉状况以及委托授权等信息;

(四)承担合同谈判、起草、报批、签署、履行、争议处理以及归档等具体工作;

(五)向授权管理单位及时报告合同履行情况;

(六)向授权管理单位和法规办及时报告合同诉讼、仲裁等争议处理情况。

承办单位主要负责人对上述职责承担主要责任，合同具体承办人对合同内容的真实性和合同履行承担直接责任。

第十条 学校法律顾问参与合同管理，主要负责格式合同审查、具体合同文本合法性审查、合同风险研判和合同纠纷处理，根据需要参与重要合同的谈判。

第十一条 学校货物、服务和工程采购合同由合同授权管理单位按授权范围进行审批，采购与招标中心复核并加盖采购合同专用章。采购与招标中心负责采购合同专用章的管理。

第三章 合同的管辖

第十二条 学校合同实行集中管理与授权管理相结合的管理体制。学校授权部分职能部门和单位（即合同授权管理单位）管理有关业务合同。授权之外的合同，由学校集中管理，具体由法规办负责合同审查、归档。

第十三条 学校按照以下分类标准对合同进行授权管理：

1.科学技术发展院负责职责范围内的各类科学研究、技术开发、技术服务、技术咨询等民用和国防科技合同（含项目预算中明确的外协事项合同）、各类职务科技成果转化合同及分管领域文字作品著作权相关合同的管理；

2.人文社会科学处负责人文社会科学类的科研、技术服务、咨询服务合同（含项目预算中明确的外协事项合同）及分管领域文字作品著作权相关合同的管理；

3.研究生院负责研究生教育有关办学协议、录取协议、联合培养协议等合同管理；

4.本科生院负责教育教学实践基地协议和教材出版合同的管理；

5.学生工作部负责学生助学贷款协议、资助协议、就业协议的管理；

6.人事处及人才工作办公室负责教职员工（含境外专家）聘用合同、各类人才聘任合同及相关合同的管理；

7.国际交流处、港澳台办公室负责与国（境）外机构的合作协议、国（境）外文教专家劳务合同的管理；

8.实验室与设备管理处负责实验室与仪器设备开放共享服务合同、进口科教用品外贸代理合同和实验室危险化学品等采购合同的管理；

9.基建与规划处负责学校基本建设项目（含新建、改建、扩建工程和校拨经费维修工程）和校园规划项目合同管理；

10.房产管理处负责学校公有住房和公用房出租出借、房产测量、房屋安全鉴定、租借非校产房、家具用具装具处置报废等合同管理；

11.图书馆负责校馆文献采购合同管理；

12.校医院负责其药品、医用耗材物资采购的合同管理；

13.基础与继续教育管理办公室负责主校区附属学校综合业务合同、非学历教育项目（含涉外培训项目）合同管理；

14.网络与信息化办公室负责学校信息化建设项目合同管理；

15.校长办公室负责涉及校名校誉的商标业务合同管理；

16.总务后勤处负责其下属各中心业务合同管理；

17.同济医学院党委办公室、院长办公室负责同济校区综合业务合同（含同济医学院附属中小学、幼儿园的相关业务合同）管理；医学总务处负责职责范围内的业务合同管理；华同总公司负责业务范围内相关合同的管理。

各二级单位的其他货物、服务和工程采购合同由其主要负责人审批，经采购与招标中心复核，盖“采购合同专用章”。

国内合作办公室负责国内战略合作协议、对口援助合作协议、定点帮扶协议的归口管理。

授权单位及授权事项可根据学校机构改革及其职责调整做相应调整。

第十四条 对于无法确定授权管理单位或者对授权管理单位存在争议的合同，有先例的，仍由原管理部门管理；没有先例的，由法规办协调确定合同管理单位。

第十五条 其他职能部门若因工作需要确需学校授权进行业务合同管理的，可向学校提出授权申请。

第十六条 根据国家和学校相关规定，合同所涉事项需要履行特别审批手续的，合同承办单位和归口管理单位应依照下列规定履行相应审批手续：

(一)相关合同应当由政府相关部门审查或登记备案的;

(二)合同所涉事项属于“三重一大”决策事项范围的;

(三)合同所涉事项需要履行采购与招标程序的;

(四)合同所涉事项应当办理校内其他审批手续的。

第四章 合同的拟订

第十七条 合同承办单位应根据实际情况，要求合同相对方提供合法有效的相关文件(复印件) :

(一)法人或非法人组织主体资格证明文件;

(二)根据国家法律法规要求必须具备的资质证明:

(三)有关合同标的相关权属证明;

(四)法律法规和学校有关规定要求的其他证明材料。

第十八条 除即时清结的交易以及学校另有规定的情形外，订立合同时应当采用书面形式。

通过信件、传真、电子邮件等形式就双方权利义务内容达成一致的，应另行签订正式合同。

意向书、备忘录中约定将来一定期限内订立合同的，应当另行签订正式合同。

第十九条 合同一般采用格式合同文本。有国家或行业标准格式合同文本的，采用国家或行业标准格式合同文本；没有国家或行业标准格式合同文本的，由合同授权管理单位拟订学校格式合同文本，送学校法规办审定、备案。经采购与招标中心的采购项目，格式合同由授权管理单位和采购与招标中心共同拟订。

无格式合同的，由授权管理单位将具体合同文本（含对方格式合同）提交法规办审核。

第二十条 承办单位订立合同时应当确保拟签署的合同合法合规、形式完整、内容清晰、权责明确，具体要求如下:

(一)合同主要条款完备，一般包括:当事方的姓名(名称)、住所及联系方式、标的、数量、质量、价款、履行期限、履行地点、履行方式以及违约责任、法律适用和争议解决办法;

(二)合同文本内容清晰，不存在语言文字上的错误或者歧义，不存在明显矛盾或其他逻辑错误；

(三)合同设定的权利义务明确可行，不违反法律法规的强制性规定；

（四）合同所涉事项符合学校相关规定，不存在可能损害学校利益的不利条款。

第二十一条 合同执行人 (项目负责人)签署合同前，应就是否存在关联关系以及关联事项作出声明。涉及关联交易的，由学校相关职能部门根据相关法律法规和政策规定处理。

第五章 合同的审批

第二十二条 合同承办单位应当在完成本单位合同审核程序后，报请授权管理单位进行合同文本的合法合规性审查；涉及经费支出的，须报财务部门进行财务审核。审批通过的合同方可签署。

第二十三条 合同内容涉及其他职能部门职责范围事项的，相关授权管理单位应当组织会签。

第二十四条 授权管理单位审批合同的审查时限一般为自收到审批申请之日起五个工作日。提请审批的合同，需修改或补充材料的，审查时限重新计算；法律关系复杂且存在较大争议的合同，经授权管理单位主要负责人同意，可适当延长审查时限，但一般不得超过七个工作日;需要会签的，其他职能部门的会签时间不计入审查时限。参与会签的职能部门一般应自收到审批申请之日起五个工作日内完成审批。

第二十五条 授权管理单位向法规办提出格式合同文本审查申请，审查时限一般为五个工作日，特殊情况下不超过十个工作日。

第二十六条 经授权管理单位审批通过后的合同不得擅自变更。确需补充或者变更合同内容的，应当重新履行审批手续。

第二十七条 授权管理单位在合同审批过程中，对合同所涉法律问题或者其他技术性问题存在较大分歧的，可在征询合同承办单位意见后召开专家论证会或者聘请相关领域专家出具专家意见，相关费用由合同承办单位承担，工作时限一般为十五日。上述时间不计入授权管理单位审查时限。

第六章 合同的签署

第二十八条 校长作为学校的法定代表人，有权代表学校对外签订合同，有权以书面形式授权其他校领导或者相关负责人代表学校对外签订合同。

校长办公室负责办理、保管法定代表人授权委托书。

学校通过规范性文件明确授权校内有关单位或人员对外签订合同的，按照相关规定执行。

授权管理单位应当对相关合同的签署人及其签订程序作出规定。学校另有规定的除外。

合同的审批、签署、用章职能应分离，分别设置为不相容岗位。

第二十九条 未经授权，学校各单位不得以学校名义对外签订合同，亦不得以本单位名义对外签订合同。

第三十条 非经学校批准，承办单位不得在合同主要权利义务已经开始实际履行或已经履行完毕后签订合同。

第三十一条 签订合同应遵守学校印章管理规定。任何人不得在尚未填写完整的合同文本上加盖学校公章或合同专用章。授权管理单位加盖印章时应当同时在合同正本上加盖骑缝章。

第三十二条 学校刻制专项业务合同专用章，由相关授权管理单位负责保管使用。

合同一般盖相应业务合同专用章。特殊情况下需盖学校公章的，应按照学校相关规定履行用印审批程序。

第七章 合同的履行

第三十三条 合同生效后，承办单位应当依法依约全面履行合同并督促合同相对方全面及时履行合同。

第三十四条 授权管理单位有权对合同承办单位的合同履行情况进行监督。合同承办单位应当指派专人负责跟踪合同履行进度与结果，并及时向授权管理单位汇报。

第三十五条 财务部门应根据合同履行情况办理价款结算和账务处理手续。合同承办单位在合同履行中存在违反结算相关规定的，财务部门有权拒绝办理资金结算手续。

第三十六条 对于因欺诈、胁迫等原因订立的合同，或存在显失公平、重大误解的合同，或因政策调整、市场变化等客观因素已经或者可能导致学校利益受损的合同，合同承办单位应及时采取应对措施，留存相关证据并积极协商变更或者解除合同。若需重新签订相关合同，需重新履行审批手续。

法律法规规定变更或者解除合同应当办理登记备案等手续的，须依照规定办理。

第三十七条 合同履行过程中发生争议的，合同承办单位应积极处理、留存相关证据并及时向授权管理单位汇报。授权管理单位应协助合同承办单位处理合同争议。

争议处理过程中，经协商达成一致的，合同承办单位应及时签订书面协议，固定相关证据，厘清各方当事人的责任;无法协商解决的，合同承办单位应当按照学校相关规定，提起诉讼或者仲裁，依法解决争议。

参与纠纷处理的，须得到学校书面授权，未经授权不得向对方做出实质性答复或承诺。

第八章 合同的存档

第三十八条 合同承办单位应自合同订立之日起建立合同档案，妥善保管合同相关文件资料，存档期限应在合同终止后不少于五年。应存档的文件资料包括但不限于:合同正本，与合同事项有关的批准文件、会议记录、授权文件、信函、传真、数据电文、音像资料、合同履行材料等。

第三十九条 授权管理单位应当同时对相关合同的审批文件和合同正本统一编号(见附件:《华中科技大学合同编号规则》)存档，存档期限应在合同终止后不少于五年。

集中管理的合同，合同正本及相关审批材料由法规办同时建立合同档案。

第四十条 合同是学校对外活动的重要法律依据和凭证，有关人员应当按法律规定和合同约定严守相关纪律、履行保密义务，不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家秘密、工作秘密或者商业秘密。

第九章 责任追究

第四十一条 法规办、各授权管理单位和合同承办单位要确定专人负责职责范围内的合同管理。各单位在合同订立、审批、备案、履行、存档等环节中存在违规行为的，学校视情节轻重给予相应处理；涉嫌违法犯罪的，移送司法机关依法追究法律责任。

合同承办单位及相关人员违规的，由授权管理单位负责处理; 授权管理单位及相关人员违规的，由法规办负责处理；法规办及相关人员违规的，由学校处理。授权管理单位、法规办在履行责任追究职责的同时，应当将违规线索与证据移送学校纪检监察机构，由纪检监察机构根据规定做出相应处理。

第四十二条 未经学校授权，各单位以自己名义从事下列行为之一的，从重处理:

(一)签署设立具有法人资格合作机构的合作协议;

(二)签署设立需承担无限责任机构的合作协议;

(三)签署需承担无限连带责任的合作协议、担保协议;

(四)签署法律法规和学校章程明确仅由学校行使相关职能的合作协议。

第十章 附则

第四十三条 学校直附属独立法人实体对外签署合同事宜，参照本规定执行。

第四十四条 相关合同涉及涉密管理特殊规定的，依据相关规定处理相关事宜。

第四十五条 各授权单位应根据本规定制定合同管理实施细则，进一步明确相关程序、管理范围。管理细则送法规办备案。

第四十六条 本规定自公布之日起施行，原《华中科技大学合同管理办法》（校发〔2018〕9号文）同时废止。

第四十七条 本规定由政策法规办公室负责解释。

 

附件：华中科技大学合同编号规则

附件

华中科技大学合同编号规则

1.编号示例：“合同[科研]（2022）第000001号”

2.编号组成说明：

“[  ]”中为各授权管理单位的双字符简写；

 “（ ）”中表示合同签订的年份；

“第XXXXXX号”中统一为六位数，按照合同签订时授权管理单位当年审批合同自然顺序从000001起依次编号。

3.各授权管理单位在合同编号格式中的双字符简写如下：