华中科技大学文献采购合同管理细则
第一条 为规范图书文献采购合同管理，防范合同风险，维护学校合法权益，根据《华中科技大学合同管理办法》（校发〔2018〕〕9号）、《华中科技大学采购管理办法》（校财〔2018〕2号）、《华中科技大学电子文献采购管理实施细则》（采管字〔2017〕10号）等文件，结合学校文献采购实际，制定本细则。
第二条 本办法所指合同，仅指图书管理机构代表学校与供货商之间签订的文献采购合同、文献加工合同和文献辅材采购合同。其中，文献包括图书、期刊、手稿等纸质印刷文献和数据库电子文献；文献加工包括各类文献的分类编目及数字化加工、纸本书刊装订、书刊转运等；文献辅材包括磁条、条形码、书标、RFID、EMID等用于文献识别检索与安全定位的信息源辅助材料。
第三条 合同签订是采购管理活动的关键环节，应遵守国家法律、法规，遵循自由、公平、诚信原则；合同管理应遵循防范风险与责权利统一的原则。
第四条 图书馆为学校授权的文献采购合同业务管理单位，负责合同归口管理，包括拟定格式合同文本、指导合同草拟、审批用印、监督履约和归档管理。管理人员在主要负责人指导下履行上述管理职责并承担相应责任。
第五条 合同的签订
1.合同文本草拟。合同一般采用格式合同文本。由承办单位合同承办人与供应商按照中标通知书或成交通知书（网上竞价采购为《竞价成交单》）双方承诺内容，进行细节商洽。若属于特殊情况，自拟文献采购合同应当包括采购人与供货商的名称和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、政府采购政策要求、履行期限及地点和方式、违约责任、解决争议的方法等内容。必要时，合同文本送合同主管部门寻求法律顾问指导。对于影响重大、专业技术和法律关系复杂的合同，应组织相关专家参与谈判；协商或谈判过程中的重要事项应予记录并妥善保存。
2.合同文本审查。承办单位向学校提出签订合同申请，并填写合同申请备案表。若合同内容涉及其他单位，须有相关部门审核会签意见。合同成文后，由采购单位根据内部合同会审程序审查合同权责及义务内容，并在《华中科技大学采购合同审批表》中签署审批意见及加盖图书馆或采购单位公章。审查内容包括但不仅限于：合同主体资格及合同内容是否合法、合同双方权力和义务是否对等、合同的违约责任、纠纷处理方式和管辖约定是否清晰等。
3.合同文本修改。承办单位根据相关部门会签意见及学校合同主管部门审查意见，对合同文本进行修改。修改结果应在合同签订前告知相关会签单位及学校合同主管部门。
4.合同文本审批。修改后的合同文本根据合同不同金额的审批权限报相关领导审批。
5.正式合同签订。在中标、成交通知书发出之日（含《竞价成交单》生成之日）起30天内，由文献采购承办单位与中标、成交、竞价供货商按照采购文件确定的事项签订文献采购合同。合同起签金额不足伍万元，由承办单位负责组织签订。各承办单位负责人或委托人为合同签约人。
6.合同缮印。满足起签金额要求的合同签订后，承办单位派人持合同、采购合同审批表到图书馆缮印，采购合同审批表留图书馆缮印处备案。须经上级审批并根据学校授权签订的合同，承办单位还需持校领导批示文件（复印件加盖承办单位公章）。
7.合同存档。合同签订后承办单位根据学校合同管理办法将合同归档，并将合同正本一份送学校图书馆备案。图书馆作为合同业务授权管理单位，每年年终按合同编号顺序编制合同清单报学校合同主管部门备案。对于重大项目合同，图书馆视情况提交学校合同主管部门复查。合同承办单位和合同业务管理单位加强合同登记管理，定期进行统计、分类和归档；合同终结须承办单位及时根据学校档案管理规定办理归档手续。批量、无需长期存档的合同，可采取电子文档形式进行存档管理。严格合同流转、借阅和归还的审批程序。
第六条 合同的履行。合同签订生效后，承办单位应严格按照双方约定并督促对方全面履行合同。如遇对方违反约定不履行合同而造成学校损失者，承办单位应及时采取有效措施防止损失扩大，并报学校采购与招标管理办公室处理。合同履行过程中，承办单位要注意收集整理与履行合同相关的材料并归档备查。
第七条 合同履行中所涉及的财务收支，纳入学校财务部门统一管理。财务部门办理结算业务并进行财务处理时应审查合同有关付款条款，按照合同约定付款。未按合同条款履约或应签订书面合同而未签订的，财务部门有权拒绝付款，并向有关方面通报。
第八条 合同的变更与解除。因故需变更或解除合同的，承办单位应及时书面上报学校，按合同订立的审批程序进行审批。变更或解除合同的通知、协议等文件应以书面形式提出。
第九条 合同纠纷处理。合同承办单位为纠纷处理的责任单位，学校合同主管部门负责指导、协调和监督纠纷处理工作。承办单位、相关职能部门、图书馆和学校合同主管主部门共同协商纠纷合同处理意见。重大事项应及时向学校政策法规部门或校领导汇报。参与纠纷处理的，须得到学校书面授权，未经授权不得向对方做出实质性答复或承诺。
第十条 责任追究。各单位合同管理要有专人负责。单位主要负责人是合同管理第一责任人，对合同管理过程中出现的过失承担责任。违反本办法签订合同，或由于合同管理、履行不当损害了学校利益，将追究有关单位和个人的责任。
第十一条 本办法自颁布之日起施行，由校图书馆负责解释。
