华中科技大学后勤集团物业管理总公司合同管理细则
第一章 总则
第一条 为降低经营风险，减少失误，保障总公司和所属各单位的权益不受侵害，提高信誉和经济效益，根据《中华人民共和国民法通则》、《中华人民共和国民法典》以及其他相关法规，结合总公司的实际情况，制定本办法。
第二条 本管理办法适用于物业总公司业务范围内的合同管理，总公司与员工签订的劳动（务）合同不在本办法之内。
第三条 总公司合同管理实行“分级管理、专业归口、责任到人”的原则。
第四条 当事人订立合同应遵循公平、平等、自愿的原则。当事人应当遵守法律、行政法规，尊重社会公德，不得扰乱社会经济秩序，损害社会公众利益。
第二章 合同管理组织机构与工作职责
第五条 总公司合同管理机构由合同归口管理部门、合同执行部门、合同履行监察部门及合同结算部门组成。
合同归口管理部门设在总公司办公室；
合同执行部门由总公司各业务单位担任；
合同履行监察部门分别为：项修工程类合同履行监察审核部门由总公司维修工程管理部担任，设备维保类合同履行监察审核部门由总公司设备管理部担任，安全类合同履行监察审核部门由总公司保安部担任，其他合同履行监察部门审核由总公司检察部担任；
合同结（核）算部门由财务部担任。
各职能部门均设专员负责相关工作。
第三章 合同的拟定
第六条 各业务单位在充分了解合同方的主体资格、资质证明、信用状况、生产能力等履约能力的情况下，根据工作需求及约定与合作方拟定合同，条款主要包括：单位名称（或姓名）、合作内容（物品名称）、数量、质量、价款或报酬、履行期限（一般1至3年）、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等。同类可以参照各类合同的示范文本订立合同。
第四章 合同的审批
第七条 总公司审核。由各业务单位将拟定的合同样本以呈文形式报总公司审核，经职能部门提出意见后，交总公司分管领导及总经理审核，最后报集团审批。
第八条 集团审批。由总公司将审核后的合同样本以呈文形式报集团，经法律顾问修订后，由集团分管领导及总经理审批。
第五章 合同的签订
第九条 经审批后的合同由总公司分管领导签署（或授权各业务单位负责人签署），重大事项及指定合同由总经理签署。
第十条 合同方须由单位负责人或企业法定代表人签署。负责人或法定代表人可书面委托代理人，在授权范围内签订合同。
第十一条 合同双方签订后，由总公司业务单位专员送交总公司办公室签盖（合同专用）公章，以集团名义签订的合同，由总公司办公室填写用章申请表，经总经理签字确认后，送集团签盖（合同专用）公章。
第六章 合同的履行与变更
第十二条 合同依法成立即具有法律约束力。各单位和有关人员都应认真严格履行合同的条款，重点注意以下几个方面：
（一）履行合同条款的权利和义务时一定要注意时效性，防止和规避我方出现违约现象。若出现问题应及时调整，化解风险。
（二）合同一旦签订生效，应复印一份交财务部门，以便按合同条款所规定的时间和款额收款或付款。财务部门应对出现违反合同条款的情况及时通知企业负责人。
（三）加强验收手续。无论是货物贸易、服务、咨询，还是工程竣工等均应严格验收手续，同时以书面形式保留验收资料。
（四）合同进入结算阶段，监察部门应在呈文上对合同履职及金额核算情况提出意见，再呈总公司分管领导及总经理签批，送交财务报账。
第十三条 合同履行过程中确因无法逾越的困难或障碍而不得不变更或解除合同的应从注意保护单位的合法权益出发，从严把握。
（一）合同双方应在法律规定或合同约定的期限内进行协商，协商一致后方可变更或解除合同。变更或解除合同均应以书面形式予以确认。
（二）变更或解除合同的程序同签订合同的审批要求一致。
（三）若经工商鉴证或公证处公证的合同均应报有关部门备案或重新公证。
第七章 合同纠纷的处理
第十四条 合同履行过程中如发生纠纷，按合同约定、法律法规的有关规定妥善处理。发生合同纠纷后总公司将立即组织专题小组或指派专人处理，杜绝因失误而造成损失。
第十五条 合同纠纷处理或执行完毕，专题组（人）将有关资料汇总、归档，以备查考。同时向总公司作出书面汇报。
第八章 合同的管理
第十六条 每份合同都应编号，不重复、不遗漏。合同的各种资料，包括合同正副文本及附件、合同文本的签收记录、分期履行的情况记录、变更、解除合同的协议（包括文书、函电）等，均应及时建档，妥善保管。
第十七条 签署合同应使用单位公章或合同专用章，其他印章一律不得用于签订合同。合同专用章经申报批准后刻制，统一编号，专人保管使用。凡使用公章或合同专用章签约的必须填写用印申请单，确认用印人，做好用印记录。印章如遗失，应立即向公安机关报案，登报声明作废，还要追究有关人员的责任。
第十八条 合同保管部门（或专人）应对合同内容中涉及保密的条款承担保密责任，以免由于商业机密泄露对企业造成不必要的经济损失。
第九章 附 则
第十九条 本细则自颁布之日起施行。
第二十条 本细则由总公司办公室负责解释。
后勤集团物业管理总公司
2021年3月29日
