华中科技大学同济医学院医学总务处合同管理细则

第一章 总则

第一条 为加强授权分管领域的合同管理，规范各环节流程，防范法律风险,减少合同纠纷，促进廉政建设，根据《华中科技大学合同管理办法》等法律法规和学校规章制度，结合医学总务处实际，制定本细则。

第二条 本细则所指合同是指医学总务处分管领域、学校内控制度规定需要签订的各类合同（协议、备忘录）。医学总务处职权涉及的合同主要包括采购合同（货物类、服务类、工程类）、房屋租赁合同以及其他合同。

第三条 同济医学院归口医学总务处分管领域的合同管理适用本细则。

第四条 合同订立应遵守国家法律法规，遵循自由、公平、诚信原则，合同管理遵循防范风险与责权利统一。

第五条 未经学校授权，学校内设单位或教职工个人不得对外签署合同，也不得以内部单位名义对外签订合同。

第六条 合同管理包括合同草拟、审批、用印、履约监督和归档等工作。作为合同授权管理部门，本部门职责是分管领域各单位合同管理各环节的监管。内部分工为，房产科负责房屋租赁合同，后勤管理科及工程管理科负责采购合同。各类合同管理明确专人负责。部门主要负责人承担授权领域合同管理主要责任。

第七条 合同应以书面形式订立。合同一般采用格式合同文本。有国家或行业标准合同文本的，采用国家或行业标准合同文本；没有国家或行业标准合同文本的，按学校统一的合同文本拟制。没有标准合同文本的个案，合同文本须送学校法律顾问审核。

第八条 在合同订立、履行、保管过程中，强化保密意识，不得泄露涉及的国家秘密、工作秘密或和商业秘密。

第二章 责任体系

第九条 合同业务承办科室进行合同归口管理，包括拟定格式合同文本、指导合同草拟、监督履约和归档管理。总务处主要负责人对授权合同管理承担主要责任。承办科室负责人对管理事项对内承担主要责任。

第十条 合同承办人负责合同的谈判、拟订、报批、履行,对合同内容的真实性和合同履行承担直接责任。

第十一条 合同审批人为本部门主要负责人。合同签署人一般应为承办科室负责人,也可以是具体承办人；合同签署人和审批人不应是同一人。合同签署人在申报材料的工作方案中应予明确。审批通过，即获得授权。

第十二条 医学总务处设专人负责合同专用章的管理。印章管理人员与合同经办人、审批人不能为统一人。

第三章 合同审批与签订

第十三条 承办科室根据项目需要与合同对方进行谈判，并草拟合同文本。谈判过程中，应当对合同对方的主体资格、资信状况以及履约能力等进行调查，对合同所涉及的重要文件、权属证书以及资质证明进行查验。对于影响重大、专业技术和法律关系复杂的合同，应组织相关专家参与谈判；协商或谈判过程中的重要事项应予记录并妥善保存。

第十四条 合同条款应当完备、严密，除根据法律规定或按合同性质必须具备的条款外，还可以根据具体情况约定其他条款。

合同条款一般包括：当事人的名称或者姓名与住所，标的，质量与数量，价款、酬金，履行的期限、地点、方式，解决争议的方法，免责条款。

第十五条 部门负责人或法律顾问对合同进行审核，必要时由相关部门会签。合同审核内容包括：合同主体资格是否合法、资信状态是否正常，合同内容是否合法，各方权利义务是否对等，合同的违约责任、纠纷处理方式、管辖约定是否清晰等；合同所涉及的单位或部门需要审查会签。

第十六条 承办科室根据审核意见对合同文本进行修改。修订成熟的合同文本上报审批。

第十七条 合同的审批。根据合同所涉事项重要程度和学校有关制度分级审批。一般合同由部门主要负责人审批；重要合同，报医学院党政联席会审批；符合学校“三重一大”标准的，报校长办公会议或党委常委会审批。

第十八条 合同签字。合同申报事项应明确合同签字人选方案；获得批准，即获得授权。采购合同一般由工程管理科、后勤管理科负责人签字。房屋租赁合同一般由房产科负责人签字。

第十九条 合同用印。经处领导审批签字后加盖华中科技大学房屋租赁合同专用章。

第四章 合同的履行及归档

第二十条 合同签订生效后，承办科室应严格按照合同约定认真履行，并督促对方全面履行合同。如遇对方违反约定、不履行合同而造成学校损失，承办科室应及时采取措施防止损失扩大，并向处领导报告情况。合同履行过程中，要注意收集整理与合同履行的相关材料，并归档备查。

第二十一条 因故需变更或解除合同的，按合同订立的审批程序进行审批。变更或解除合同的通知、协议等文件应以书面形式做出。重大事项应及时书面上报医学院。

第二十二条 合同纠纷处理。合同承办单位为纠纷处理的责任单位，承办科室和相关职能部门共同协商处理合同纠纷。由分管副处长牵头负责纠纷处理，向对方做出实质性的答复或承诺须通过处长办公会讨论决定，必要时向学校报告。

第二十三条 合同承办单位应加强合同登记管理，定期进行清理、统计、分类和归档。采购合同，5万以上的按采购中心编号登记管理，5万以下的处内统一编码登记管理，合同编码为8位数，按照“年份+分类代码+编号”规则进行顺序编码（分类编码：1为采购合同，2为房屋租赁和出借合同，3为其他类合同）。

第二十四条 严格合同流转、借阅和归还的审批程序，严防合同及相关资料遗失。

第二十五条 本细则自颁布之日起施行，由医学总务办负责解释。

同济医学院医学总务处

2021年4月25日