华中科技大学医学总务处合同管理细则
第一章 总则
第一条 为加强合同管理，规范管理流程，防范法律风险,减少合同纠纷，促进廉政建设，根据《中华人民共和国民法典》《华中科技大学合同管理办法》等法律法规和学校规章制度，结合医学总务处实际，制定本细则。
第二条 医学总务处签订管理的各类合同适用本细则。
第三条 本细则所指合同是指医学总务处与其他平等主体（自然人、法人和其他组织）之间设立、变更、终止民事权利义务关系各类合同、协议、备忘录等。
医学总务处涉及的合同主要包括：
1.采购合同（货物类、服务类、工程类）；
2.房屋租赁合同；
3.其他合同。
第四条 合同订立应遵守国家法律、法规，遵循自由、公平、诚信原则，合同管理遵循防范风险与责权利统一、集中管理与授权管理相结合的原则。
第五条 未经处长授权，处内任何科室或个人不得以医学总务处名义或内部单位名义对外签订合同。
第六条 合同实行集中管理与授权管理相结合的管理体制。合同管理包括合同草拟、审批、用印、履约监督和归档等工作。房屋租赁合同由房产科、采购合同由后勤管理科及工程管理科统一归口管理。各类合同管理授权专人负责管理。
第七条 合同应以书面形式订立，即时交割的简单小额交易或按规定可以不签订合同的除外。
第八条 合同一般采用格式合同文本。有国家或行业标准合同文本的，采用国家或行业标准合同文本；没有国家或行业标准合同文本的，按学校统一的合同文本拟制。没有标准合同文本的个案，合同文本可送学校法律顾问审核。
第九条 在合同订立、履行、保管过程中，强化保密意识，不得泄露涉及的国家秘密、工作秘密或和商业秘密。
第二章 责任体系
第十条 根据处长授权，合同业务承办科室进行合同归口管理，包括拟定格式合同文本、指导合同草拟、监督履约和归档管理。承办科室负责人对授权合同的上述管理职责承担主要责任。
第十一条 授权合同的具体承办人负责合同的谈判、拟订、报批、履行,对合同内容的真实性和合同履行承担直接责任。
第十二条 合同签署人一般应为承办科室负责人,也可以是具体承办人。合同签署人和审批人不应是同一人。
第三章 合同的签订
第十三条 合同的草拟。承办科室根据项目需要与合同对方进行谈判，并草拟合同文本。谈判过程中，应当对合同对方的主体资格、资信状况以及履约能力等进行调查，对合同所涉及的重要文件、权属证书以及资质证明进行查验。对于影响重大、专业技术和法律关系复杂的合同，应组织相关专家参与谈判；协商或谈判过程中的重要事项应予记录并妥善保存。
合同条款应当完备、严密，除根据法律规定或按合同性质必须具备的条款外，还可以根据具体情况约定其他条款。合同一般应包括以下条款：
1.当事人的名称或者姓名与住所；
2.标的；
3.质量与数量；
4.价款、酬金；
5.履行的期限、地点、方式；
6.解决争议的方法；
7.免责条款：如天灾、学校政策、规划调整等人力不可抗拒因素。
第十四条 合同的审查。承办科室负责对合同进行审查,审查内容包括：合同主体资格是否合法、合同内容是否合法、合同双方权利和义务是否对等、合同的违约责任、纠纷处理方式、管辖约定是否清晰等；合同所涉及的单位或部门需要审查会签。
第十五条 合同的修改。承办科室根据法律顾问及相关部门意见，对合同文本进行修改。
第十六条 合同的审批。修改后的合同文本报处领导审批。
第十七条 合同签订后，承办科室须妥善保存合同。
第四章 合同的授权及审批
第十八条 采购合同的授权及审批。处长授权工程管理科、后勤管理科签订与业务相关的经济合同，包括采购合同和其他合同。合同所涉及的事项按学校的相关制度及《华中科技大学合同管理办法》报各级领导审批；对于事项重大的合同，报医学院党政联席会审批。审批通过后加盖华中科技大学同济医学院总务合同专用章。
第十九条 房屋租赁合同的授权及审批。租赁公有住房须签订《华中科技大学公有住房租赁协议》，租赁公用房须签订《华中科技大学公共服务房屋出借合同》，经处领导审批签字后加盖华中科技大学房屋租赁合同专用章。
第五章 合同的履行及归档
第二十条 合同的履行。合同签订生效后，承办科室应严格按照合同约定认真履行，并督促对方全面履行合同。如遇对方违反约定、不履行合同而造成学校损失，承办科室应及时采取措施防止损失扩大，并向处领导报告情况。合同履行过程中，要注意收集整理与合同履行的相关材料，并归档备查。
第二十一条 合同的变更和解除。因故需变更或解除合同的，按合同订立的审批程序进行审批。变更或解除合同的通知、协议等文件应以书面形式做出。重大事项应及时书面上报医学院。
第二十二条 合同纠纷处理。合同承办科室为纠纷处理的责任科室，承办科室和相关职能部门共同协商处理合同纠纷。由分管副处长牵头负责纠纷处理，向对方做出实质性的答复或承诺须通过处长办公会讨论决定。
第二十三条 合同承办科室应加强合同登记管理，定期进行统计、分类和归档；合同终结须及时办理归档手续。采购合同，5万以上的按采购中心编号登记管理，5万以下的处内统一编码登记管理，合同编码为8位数，按照“年份+分类代码+编号”规则进行顺序编码（分类编码：1为采购合同，2为房屋租赁和出借合同，3为其他类合同）。严格合同流转、借阅和归还的审批程序，严防合同及相关资料遗失。
