华中科技大学总务后勤处合同管理办法

第一章  总则

第一条 为进一步加强和规范总务后勤处合同管理，加强合同监督，预防和减少合同纠纷，促进廉政建设，根据《中华人民共和国民法典》《中国人民共和国劳动合同法》《教育部直属高校经济活动内部控制指南（试行）》《华中科技大学合同管理规定》等文件精神，结合总务后勤处实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于总务后勤处的各类合同管理。

第三条 本办法所指的合同是指总务后勤处与其他平等主体（自然人、法人和其他组织）之间订立的有关设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

合同主要包括：1.采购合同（货物类、服务类、工程类）；2.合作经营合同；3.人事合同；4.销售合同；5.其他合同。

第四条 合同订立应遵守国家法律、法规，遵循平等、自愿、公平、诚信原则；合同管理遵循防范风险与责权利统一、集中管理与授权管理相结合的原则。

第五条 总务后勤处是对职责及业务范围内的合同事务进行管理的职能部门。未经总务后勤处授权，总务后勤处内部任何单位或个人不得以总务后勤处名义或内部单位名义对外签订合同。

第二章  管理机构及职责

第六条  总务后勤处是对职责及业务范围内的合同事务进行管理的职能部门，主要职责为：

（一）根据学校规定制定总务后勤归口管理合同的管理制度。

（二）负责审批相关格式合同文本。

（三）授权合同承办单位签订合同。

（四）指导合同承办单位处理相关合同争议。

第七条  总务后勤党政办公室（以下简称“党政办”）负责处理总务后勤合同管理的日常事务，主要职责为：

（一）监督合同管理制度的具体落实。

（二）负责授权范围内格式合同的起草和报批。

（三）负责归口合同的日常管理。

（四）根据授权，管理使用合同专用章。

（五）管理相关合同信息化平台。

（六）定期向总务后勤处报送归口管理合同信息，按年度报送合同管理工作报告。

（七）负责总务后勤处交办的其他相关工作。

第八条  总务后勤处下属各单位（以下简称各单位）在授权范围内签署合同并实际承担合同履行业务，主要职责为：

（一）对拟签订合同的缔约目的、项目可行性及合法合规性进行调研。

（二）核查合同相对方的主体资格、营业范围、履约能力、信誉状况以及委托授权等信息。

（三）承担非格式合同谈判、起草、报批、签署、履行、争议处理以及归档等具体工作。

（四）向总务后勤处及时报告合同履行情况。

（五）向总务后勤处及时报告合同诉讼、仲裁等争议处理情况。

各单位主要负责人对上述职责承担主要责任，合同具体承办人对合同内容的真实性和合同履行承担直接责任。

第三章  合同的管辖

第九条 合同实行集中管理与授权管理相结合的管理体制。

第十条  合同管理包括合同草拟、审批、用印、履约监督和归档等工作，核心是审批权限。

第十一条  总务后勤处按以下标准授权各单位签订和管理合同：

（一）党政办负责人事合同和物业委托服务合同管理。

（二）经营服务单位负责本单位业务范围内的销售合同管理。

（三）商业服务中心负责本单位商业物资采购合同管理。

（四）通过学校采购与招标中心或在学校备案的货物、服务和工程的采购合同，盖学校“采购合同专用章”。

（五）五万元以下的货物、服务和工程采购合同，按照采购与招标中心关于五万以下合同用印流程，盖学校“采购合同专用章”。

第十二条  根据国家和学校相关规定，合同所涉事项需要履行特别审批手续的，各单位应依照下列规定履行相应审批手续：

（一）相关合同应当由政府相关部门审查或登记备案的。

（二）合同所涉事项属于“三重一大”决策事项范围的。

（三）合同所涉事项需要履行采购与招标程序的。

（四）合同所涉事项应当办理校内其他审批手续的。

第四章  合同的拟定

第十三条  各单位应要求合同相对方提供合法有效的相关文件（复印件）:

（一）法人或非法人组织主体资格证明文件。

（二）根据国家法律法规要求必须具备的资质证明。

（三）有关合同标的相关权属证明。

（四）法律法规和学校有关规定要求的其他证明材料。

第十四条  除即时清结的交易以及学校另有规定的情形外，订立合同时应当采用书面形式。

通过信件、传真、电子邮件等形式就双方权利义务内容达成一致的，应另行签订正式合同。

意向书、备忘录中约定将来一定期限内订立合同的，应当另行签订正式合同。

第十五条  合同一般采用格式合同文本。有国家或行业标准或学校格式合同文本的，采用国家或行业标准或学校格式合同文本。没有国家或行业或学校标准格式合同文本的，由党政办拟订格式合同文本，经法律顾问审核，履行处内报批程序，送学校法规办备案。

无格式合同文本的，由党政办将具体合同文本（含对方格式合同）交由法律顾问审核，履行处内报批程序。

第十六条  各单位订立合同时应当确保拟签署的合同合法合规、形式完整、内容清晰、权责明确，具体要求如下:

（一）合同主要条款完备，一般包括:当事方的姓名（名称）、住所及联系方式、标的、数量、质量、价款、履行期限、履行地点、履行方式以及违约责任、法律适用和争议解决办法。

（二）合同文本内容清晰，不存在语言文字上的错误或者歧义，不存在明显矛盾或其他逻辑错误。

（三）合同设定的权利义务明确可行，不违反法律法规的强制性规定。

（四）合同所涉事项符合学校相关规定，不存在可能损害学校利益的不利条款。

第十七条  合同执行人（项目负责人）签署合同前，应就是否存在关联关系以及关联事项作出声明。涉及关联交易的，由总务后勤处根据相关法律法规和政策规定处理。

第五章  合同的审批

第十八条  各单位应依据相关规定履行相应审批手续：

（一）合同所涉事项属于“三重一大”决策事项范围的按照《总务后勤处关于执行“三重一大”决策制度的实施办法》执行。

（二）合同所涉事项涉及经费支出的按照《总务后勤处经费支出审批权限暂行规定》执行。

（三）合同所涉事项属于本单位授权管理的，由各单位按照职责权限负责审批。

（四）其他合同遵循“一事一议”原则进行审批。

第十九条  各单位应当在完成本单位合同审批程序后，提交党政办进行合同文本的合法合规性审查。审查通过后方可签署。

第二十条  党政办的合法合规性审查时限一般为自收到审批申请之日起五个工作日。提请审批的合同，需修改或补充材料的，审查时限重新计算；法律关系复杂且存在较大争议的合同，可适当延长审查时限，但一般不得超过七个工作日；需要会签的，其他职能部门的会签时间不计入审查时限。参与会签的职能部门一般应自收到审批申请之日起五个工作日内完成审批。

第二十一条  经审批通过后的合同不得擅自变更。确需补充或者变更合同内容的，应当重新履行审批手续。

第二十二条  在合同审批过程中，对合同所涉法律问题或者其他技术性问题存在较大分歧的，可由党政办组织召开专家论证会或者聘请相关领域专家出具专家意见，相关费用由合同承办单位承担，工作时限一般为十五日。上述时间不计入党政办审查时限。

第六章  合同的签署

第二十三条  合同签署人原则上为合同承办单位主要负责人。非合同承办单位主要负责人签署，须报处内审批授权，实行“谁签字，谁负责”。

以总务后勤处名义签署合同，由党政办请示处主要领导后确定签署人。

合同的审批、签署、用章职能应分离，分别设置为不相容岗位。

第二十四条  未经授权，各单位不得以学校名义对外签订合同，亦不得以本单位名义对外签订合同。

第二十五条  非经学校批准，各单位不得在合同主要权利义务已经开始实际履行或已经履行完毕后签订合同。因特殊原因需要合同倒签的合同承办单位，须提交情况说明报处内审批，必要时报学校审批。

采购合同须严格按照相关规定的权限、程序签订，降低内部管理风险。各单位应进一步加强采购源头管理，科学编制采购计划，合理预测采购需求，为采购流程留足必要时间，从源头防止合同倒签。因合同倒签造成损失的，应追究相关人员责任。

第二十六条  签订合同应遵守学校、总务后勤处印章管理规定。任何人不得在尚未填写完整的合同文本上加盖学校公章、处内各级公章或合同专用章。加盖印章时应当同时在合同正本上加盖骑缝章。

第二十七条  本办法第十一条第一款以总务后勤处名义签订的人事合同，盖学校人事部门授权的人事合同专用章，物业委托合同盖华中科技大学物业管理合同专用章；本办法第十一条第二款、第三款所涉及合同，盖各中心行政章。

第二十八条  学校刻制总务后勤合同专用章，由党政办负责保管使用。主要用于：总务后勤处采购合同中不能盖学校“采购合同专用章”的合同，以总务后勤处名义签订的人事合同中不能盖学校人事部门授权的人事合同专用章的合同，和其他需要加盖总务后勤合同专用章的合同。

第七章  合同的履行

第二十九条 合同生效后，承办单位应当依法依约全面履行合同并督促合同相对方全面及时履行合同。

第三十条  党政办对合同承办单位的合同履行情况进行监督。合同承办单位应当指派专人负责跟踪合同履行进度与结果，建立监管电子台账。

第三十一条  办理价款结算和账务处理手续前，合同承办单位必须提供合同履行情况证明或考核结果。合同承办单位在合同履行中存在违反结算相关规定的，各单位财务部门不得办理资金结算手续。

第三十二条  对于因欺诈、胁迫等原因订立的合同，或存在显失公平、重大误解的合同，或因政策调整、市场变化等客观因素已经或者可能导致学校利益受损的合同，合同承办单位应及时采取应对措施，留存相关证据并积极协商变更或者解除合同。若需重新签订相关合同，需重新履行审批手续。

法律法规规定变更或者解除合同应当办理登记备案等手续的，须依照规定办理。

第三十三条  合同履行过程中发生争议的，合同承办单位应积极处理、留存相关证据并及时向总务后勤处汇报。

争议处理过程中，经协商达成一致的，合同承办单位应及时签订书面协议，固定相关证据，厘清各方当事人的责任；无法协商解决的，合同承办单位应当按照相关规定，提起诉讼或者仲裁，依法解决争议。

参与纠纷处理的，须得到总务后勤处授权，未经授权不得向对方做出实质性答复或承诺。

第八章  合同的存档

第三十四条  合同承办单位应自合同订立之日起建立合同档案，妥善保管合同相关文件资料，存档期限应在合同终止后不少于五年。应存档的文件资料包括但不限于：合同正本，与合同事项有关的批准文件、会议记录（如有会议纪要需一并附上）、授权文件、信函、传真、数据电文、音像资料、合同履行材料等。

合同承办单位应及时提交合同相关材料，包括合同正本、附件的纸质复印件、电子扫描件和合同台账的电子版，由党政办备案。

第三十五条  党政办应当同时对相关合同的审批文件和合同正本统一编号（见附件:《总务后勤处合同编号规则》）存档，存档期限应在合同终止后不少于五年。

党政办应积极推动合同管理信息化建设。

第三十六条  合同是学校对外活动的重要法律依据和凭证，有关人员应当按法律规定和合同约定严守相关纪律、履行保密义务，不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家秘密、工作秘密或者商业秘密。

第九章  责任追究

第三十七条  党政办和各单位要确定专人负责职责范围内的合同管理。

第三十八条  党政办要定期跟踪合同履行情况，对不履行合同的开展督查督办，对严重违反合同管理相关规定的及时报总务后勤处处理。

党政办每年要对各单位合同履行情况进行考核，将考核结果报处内决策会议通报。

第三十九条  未经授权，各单位以自己名义从事下列行为之一的，从重处理:

（一）签署设立具有法人资格合作机构的合作协议。

（二）签署设立需承担无限责任机构的合作协议。

（三）签署需承担无限连带责任的合作协议、担保协议。

（四）签署法律法规和学校章程明确仅由学校行使相关职能的合作协议。

第十章  附则

第四十条  相关合同涉及涉密管理特殊规定的，依据相关规定处理相关事宜。

第四十一条  本办法自公布之日起施行。

第四十二条  本办法由总务后勤党政办公室负责解释。

附件：总务后勤处合同编号规则

总务后勤处合同编号规则

一、编号示例：“合同[饮食]（2024）第 0001 号”

二、编号组成说明：

“[ ]”中为总务后勤处各单位的双字符简写；

“（ ）”中表示合同签订的年份；

“第 XXXX 号”中统一为四位数，按照合同签订时授权管理单位当年审批合同自然顺序从 0001 起依次编号。

三、总务后勤处各单位在合同编号格式中的双字符简写如下：

部门	简写
总务后勤处	总务后勤
总务后勤党政办公室	党政办
饮食服务中心	饮食
物业服务中心	物业
总务公共事务服务中心	公共
社区管理与服务中心	社区
学术交流服务中心	学术
商业服务中心	商业