华中科技大学研究生院合同管理实施细则

第一章 总则

第一条  为加强合同管理，防范法律风险，维护学校合法权益，根据国家法律法规和《华中科技大学合同管理规定》（校发〔2023〕2号）等规章制度，结合工作实际，制定本细则。

第二条  本细则适用于学校对外签订的、涉及研究生院业务的协议或合同（以下简称“合同”）。经学校授权，签订此类合同应使用“华中科技大学研究生教育与管理合同专用章”。

第三条  研究生院作为学校合同授权管理责任单位，负责统筹合同审批、归档及履约监管工作；研究生院各办公室按业务归口分工，负责相关领域合同的管理。合同具体执行的部门或院（系）为合同承办单位，负责合同的论证、立项、拟定、报批、履行及监督工作。

第二章  合同签订

第四条 合同订立应遵守国家法律法规，遵循自愿、公平、诚信原则，维护学校声誉和利益。

第五条  合同应以书面形式订立，有国家、行业或学校标准合同文本的，采用标准合同文本；没有标准合同文本的，由合同承办单位拟定合同文本。

第六条  合同承办单位要认真审查合同内容，重点核查涉及学校的核心权利义务、违约责任界定、纠纷解决方式等关键条款。审查过程中若对条款内容存在疑问，应当及时与研究生院或学校政策法规办公室沟通确认。

第七条  合同审批及签署程序

（一）合同承办单位按照上级和学校相关工作要求，对合同内容审查无误后，向研究生院提交合同签订申请。

（二）研究生院负责对合同文本及相关材料进行审批。若合同涉及其他相关职能部门，须先提交该部门会签；若合同存在使用非标准合同文本、涉及重大事项两种情形之一的，须先经研究生院审核，再由学校政策法规办公室会审。

（三）经研究生院审批通过的合同方可签署。合同签署人一般为合同承办单位的主要负责人，合同签署完成后，方可加盖“华中科技大学研究生教育与管理合同专用章”。特殊情况下需加盖学校公章的，应按照学校相关规定履行用印审批程序。

第八条  经审批通过后的合同不得擅自变更。确需补充或者变更合同内容的，应当重新履行审批手续。

第三章  合同履行

第九条  合同签订生效后，合同承办单位应依法依约全面履行合同，并督促合同相对方全面、及时履行合同。合同履行过程中，合同承办单位须主动收集、整理反映合同履行进展的各类重要材料。

第十条  合同履行过程中发生争议的，合同承办单位应积极处理、留存相关证据并及时向研究生院汇报，研究生院协助合同承办单位处理合同争议。在处理合同纠纷时，合同承办单位未经学校书面授权不得向对方做出实质性答复或承诺。

第十一条  对于因欺诈、胁迫等原因订立的合同，或存在显失公平、重大误解的合同，或因政策调整、市场变化等客观因素已经或者可能导致学校利益受损的合同，合同承办单位应及时采取应对措施，留存相关证据并积极协商变更或者解除合同。若需重新签订相关合同，需重新履行审批手续。

第四章  合同存档

第十二条  合同承办单位应建立合同档案，妥善保管合同相关文件资料，存档期限应在合同终止后不少于五年。应存档的文件资料包括但不限于:合同正本、与合同事项有关的批准文件、会议记录、授权文件、合同履行情况材料等。

第十三条 合同签订生效后，合同承办单位须于5个工作日内将1份合同原件提交研究生院存档。研究生院相关办公室按照学校统一要求，对合同审批文件和合同原件进行编号、存档；综合办公室汇总存档信息，编制合同存档清单，共同保障合同档案安全可追溯。研究生院综合办公室须按规定，定期向学校政策法规办公室报送合同管理工作情况。

第五章  附则

第十四条  违反本细则签订合同，或由于合同管理、履行不当损害学校利益，将追究有关单位和个人的责任。给学校造成经济损失的，学校追究责任人员的经济责任；情节严重的，给予纪律处分；构成犯罪的，移送司法机关依法处理。

第十五条  本细则未尽事项按《华中科技大学合同管理规定》（校发〔2023〕2号）执行。

第十六条 本细则自发布之日起施行，由研究生院负责解释，原《研究生院授权合同管理办法》（研字〔2014〕2号）同时废止。